Bitte arbeiten Sie grundsätzlich mit der vom ITMZ angebotenen lokalen Lösung (Stand September 2024: BigBlueButton). Auf diese Weise wird gewährleistet, dass die Universität Rostock die volle Kontrolle über den Umfang und die Empfänger der verarbeiteten personenbezogenen Daten hat. Zudem kann sichergestellt werden, dass nicht mehr Daten erhoben werden, als zur Zweckerreichung benötigt und die verarbeiteten Daten nicht an Dritte weitergegeben werden. Auch ist seitens des ITMZ ein kontinuierlicher und persönlicher Support für die Nutzer gegeben. Mitarbeiter sind „greifbar“ und können im Ernstfall auch tatsächlich angewiesen werden, bestimmte Einstellungen vorzunehmen, Daten zu löschen usw. Und zu guter Letzt: Die lokalen Systeme basieren auf Open Source-Software, so dass Fehler im Code von der Community und ggf. auch dem ITMZ selbst erkannt und ggf. eliminiert werden können. All dies trifft auf externe Dienste/Software nicht (bspw. „Zoom X“) oder nur partiell (z.B. „DFNConf“) zu.

Der Einsatz externer Dienste kann erst erwogen werden, wenn die genannte lokale Lösung (On-Premise-Variante) aus technischen und/oder inhaltlichen Gründen für das konkrete Anwendungsszenario nachweislich nicht geeignet ist. Dafür genügt es nicht, pauschal auf die Gewöhnung an einen bestimmten externen Anbieter hinzuweisen oder zu behaupten, es käme aller Voraussicht nach zu technischen Problemen mit der lokalen Lösung, ohne dass dafür Anhaltspunkte vorlägen. Vielmehr ist darzutun und zu dokumentieren, aus welchen konkreten Gründen die Videokonferenz nicht mit dem lokalen Dienst durchführbar ist.  

Im Hinblick auf die zur Verfügung stehenden externen Lösungen wird empfohlen, diejenigen Dienste einzusetzen, die zentral über das bzw. vom ITMZ bereitgestellt werden und deren IT-Infrastruktur sich vollständig im deutschen bzw. europäischen Raum befindet. Diese beiden Voraussetzungen erfüllt „DFNConf“. Wenn Sie sich für diesen Dienst entscheiden, steht Ihnen ein umfangreicher technischer Support seitens des ITMZ zur Verfügung. Zudem werden die europäischen Datenschutz-Standards eingehalten.

Letzteres ist bei (webbasierten) (Cloud-) Diensten, die ihre IT-Infrastruktur im Wesentlichen außerhalb der EU bzw. des EWR betreiben, häufig nicht oder jedenfalls nicht im erforderlichen Umfang der Fall, weshalb die Stabsstelle Datenschutz und Informationssicherheit grundsätzlich von deren Einsatz abrät. Diese Empfehlung gilt für eine Reihe us-amerikanischer Produkte, wie bspw. Microsoft Teams, Skype oder Google Meet. Sie alle verarbeiten personenbezogene Daten in einer Art und Weise, die mit dem geltenden Recht (derzeit noch) nicht im erforderlichen Umfang in Einklang zu bringen ist. 

Der Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit hat eine ganze Reihe von Videokonferenzdiensten eingehend aus technischer wie auch aus rechtlicher Sicht überprüft. Seine Handreichung ergänzt die obigen Empfehlungen und soll Ihnen die Auswahl eines geeigneten Videokonferenzdienstes ebenso erleichtern wie die OH Videokonferenzsysteme der Konferenz der unabhängigen Datenschutzaufsichtsbehörden des Bundes und der Länder. 

In dieser Checkliste werden die rechtlichen und technischen Anforderungen an Videokonferenzsysteme übersichtlich zusammengefasst.