Im Allgemeinen besteht Visumpflicht für die Einreise nach Deutschland. Es gibt allerdings einige Ausnahmen, zu denen u. a. Staatsangehörige aus Mietgliedstaaten der EU, aus Israel, Liechtenstein, Norwegen, der Schweiz, Rumänien, Bulgarien sowie Australien, Israel, Japan, Kanada, Neuseeland und den USA gehören. Bitte beachten Sie die aktuelle Liste des Auswärtigen Amts.

Wenn Visumpflicht besteht, benötigt Ihr Gast ein Einladungsschreiben auf Kopfbogen der einladenden Institution zur Vorlage bei der für ihn zuständigen deutschen diplomatischen Vertretung seines Heimat- bzw. Aufenthaltslandes. Einen Stempel unter die Unterschrift zu setzen ist nie verkehrt und oftmals unbedingt erforderlich.
In dem Einladungsschreiben müssen der Grund und die Dauer des Aufenthalts in Deutschland angegeben werden. Darüber hinaus müssen Angaben zur Finanzierung des Aufenthalts gemacht werden (Höhe des Aufenthaltsgeldes mit dem Hinweis "aus öffentlichen Mitteln").

Die deutsche Botschaft verlangt zur Visumerteilung den Abschluss einer Krankenversicherung. Kann diese Versicherung nicht im Heimatland Ihres Gastes (kein Sozialabkommen) abgeschlossen werden, müssten Sie im Vorfeld eine Krankenversicherung für den Gast abschließen. Wenn sie dazu Fragen haben, wenden Sie sich an das Rostock International House der Universität Rostock.  Einige deutsche Botschaften verlangen das Einladungsschreiben im Original. In dem Fall wird empfohlen, die Einladung zusätzlich als Fax oder E-Mail an die zuständige Botschaft zu schicken.
Einladungsschreiben zur Vorlage bei der deutschen Botschaft sollten in deutscher Sprache verfasst sein.    

Bitte fragen Sie Ihren Gast nach Möglichkeit noch vor der Abreise nach Deutschland, ob er für die Zeit seines Aufenthalts in Deutschland krankenversichert ist. Das ist besonders wichtig bei Gästen, die ohne ein Visum einreisen können. Die Krankenversicherungen decken die medizinische Behandlung bei akuten Erkrankungen und bei Unfällen ab.

Krankenkassen der EU- und EFTA-Länder (Island, Liechtenstein, Schweiz, Norwegen) werden im Allgemeinen als gleichwertig mit den deutschen Krankenkassen betrachtet. Es genügt daher, wenn Ihr Gast mit seiner europäischen Krankenversicherungskarte zu einer Geschäftsstelle einer Ersatzkasse geht und sich die heimische Krankenkasse umschreiben bzw. anerkennen lässt.

Kann eine Versicherung nicht im Heimatland (kein Sozialabkommen) abgeschlossen werden, sollten Sie nach Möglichkeit bereits im Vorfeld eine Krankenversicherung für den Gast abschließen, da Versicherungsschutz erst dann besteht, wenn das Geld auf dem Konto der Versicherung eingegangen ist. Wenn sie dazu Fragen haben, wenden Sie sich an das Rostock International House der Universität Rostock.

Die Universität Rostock verfügt nicht über Gästeunterkünfte. Das Rostock International House hat leider keine Möglichkeit, Unterkünfte zu vermitteln. Von Ihnen als Betreuer wird erwartet, dass Sie Ihren Gast bei der Beschaffung einer Unterkunft behilflich sind.

Das Internationale Begegnungszentrum Rostock e. V. (IBZ), bietet ausländischen Wissenschaftlern für einen zeitlich begrenzten Aufenthalt von 3 Monaten bis zu 2 Jahren Wohnraum an.

Wohnraum finden Sie auch über die Tourismus-Information der Hansestadt Rostock und unter www.gaestehaus-rostock.de.

Es lohnt sich auch, beim Studentenwerk Rostock e.V. nach einer Gästewohnung zu fragen.

Die Universität Rostock hat keine Kasse, sodass auch keine Barauszahlungen und -einzahlungen vorgenommen werden können.
Bei längerfristigem Aufenthalt (mehr als 90 Tage) sollte Ihr Gast ein Konto bei einer Bank oder Sparkasse eröffnen.

Bei kurzfristigem Aufenthalt sollte sich der Betreuer das Stipendium bzw. Aufenthaltsgeld auf sein Konto überweisen lassen und gegen Quittung dem Gast auszahlen. Wenn Sie dazu Fragen haben, wenden Sie sich bitte an das Rostock International House oder an das Dezernat 2 der Universität Rostock.